プライバシーポリシー｜株式会社SmartHR

個人情報保護方針

SmartHRグループ（株式会社SmartHR（以下「当社」といいます。）ならびにその連結対象会社および持分法適用会社をいい、以下「当社グループ」と総称します。）は、事業活動を推進するにあたり、プライバシーの適切な保護の重要性と社会的責任を十分に認識し、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令を遵守します。また、当社グループおよびその役職員は、業務にあたり以下の個人情報保護方針を遵守します。なお、個人情報保護方針および以下のプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）において、「個人情報」、「個人データ」および「保有個人データ」は、個人情報保護法の定義に従います。

1.個人情報の取扱い

当社グループは、個人情報の取得について、利用目的をできる限り特定し、適法かつ公正な手段によって取得します。また、個人情報の利用は、特定した利用目的の達成に必要な範囲内で行います。

2.個人情報の適正な管理

当社グループは、個人情報の安全管理措置を講じ、個人情報への不正アクセスまたは個人情報の漏えい、滅失もしくは毀損の防止および是正に努めます。詳細は本ポリシー「第1 3.(1)安全管理措置」に記載のとおりです。

3.個人情報に関する相談・苦情のお問い合わせ

当社グループは、個人情報に関するお問い合わせや苦情に対し、適切に対応します。窓口については、本ポリシー「第3 3. お問い合わせ窓口」をご参照ください。

4.個人情報に関する法令等の遵守

当社グループは、個人情報を取り扱うに際し、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

5.継続的な改善

当社グループは、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し改善します。

プライバシーポリシー

本ポリシーは、以下についてご説明するものです。

当社における個人情報の取扱いについて
当社がどのように、個人情報を取得し、利用し、安全に管理し、提供し、消去するか
保有個人データにかかるご本人の権利
ご本人がどのように、ご自身の個人情報を管理することができるか

第1 当社における個人情報の取扱いについて

1.個人情報の取得

当社は、以下の場合に個人情報を取得します。

1.当社が提供するすべてのサービス（以下「当社サービス」といいます。）の提供に伴い、お客様からの委託に伴って提供を受け、または収集する場合
2.ご本人から直接提供いただく場合
3.他の事業者等から提供を受ける場合、公開情報から収集する場合等、当社が当社以外の事業者等から適法に取得する場合

上記の場合に取得する個人情報の他、当社は、当社が保有する個人情報と組み合わせ、「2. 個人情報の利用」記載の利用目的の範囲内で利用する目的で、識別子、Cookie、メールアドレス、利用履歴等を業務提携先その他の第三者から取得することがあります。

2.個人情報の利用

（1）当社サービスの提供を通じてお客様から取扱いの委託を受けた個人情報について

当社は、以下の利用目的の範囲で個人情報を利用します。

1.委託業務の遂行のため

（2）当社が自ら取得した個人情報について

当社は、以下の利用目的で個人情報を利用します（AIツール等を用いた要約・分析等による方法を含みます。）。

a.当社サービスの提供・維持
b.当社サービスの開発・改善・マーケティング
c.セキュリティ維持・不正利用防止
d.当社の採用活動

利用目的および利用する個人情報の具体例は、それぞれ以下のとおりです。

（a）当社サービスの提供・維持

（ⅰ）利用目的の具体例

ご本人確認および契約管理：
契約手続、取引先の選定・管理、ご請求情報の管理
カスタマーサポート：
お問い合わせへの回答、ご相談への対応、および対応品質向上のための分析
適切な情報提供：
メンテナンス、規約変更、セキュリティ等に関する重要なお知らせの通知
利便性の向上：
ニーズに応じた機能提供やレコメンド（閲覧・利用履歴の分析に基づく場合を含みます。）

（ⅱ）利用する個人情報の具体例

お客様の管理者様・担当者様の氏名、ご所属、ご連絡先等
当社のお取引先様の担当者様の氏名、ご所属、ご連絡先等

（b）当社サービスの開発・改善・マーケティング

（ⅰ）利用目的の具体例

サービス分析：
当社ウェブサイトの閲覧・利用履歴、アンケート結果等の分析による、既存サービスの改善およびニーズの把握
新規開発：
統計データの作成、マーケティング分析による新サービスや新機能の企画・開発
マーケティング：
当社グループおよび提携先の商品、サービス、イベント・セミナー等に関する情報提供、アンケートの実施

（ⅱ）利用する個人情報の具体例

資料請求、トライアルその他当社のサービス等に関するお問い合わせをいただいた方の氏名、ご所属、ご連絡先等
イベント・セミナーまたは当社主催コミュニティ等にご参加いただいた方の氏名、ご所属、ご連絡先等
当社ウェブサイトの閲覧・利用履歴（Cookie等を含む）、各種フォームへの入力情報、アンケート回答内容等

（c）セキュリティ維持・不正利用防止

（ⅰ）利用目的の具体例

安全性確保：
不正アクセスの防止、事件・事故発生時の調査、ご報告およびご連絡
施設管理：
当社拠点への入退室管理および防犯対策
違反行為検知：
利用規約違反、違法行為等の違反行為の調査・分析

（ⅱ）利用する個人情報の具体例

当社サービスへのアクセスログ、デバイス情報等
訪問者の氏名、ご所属、ご連絡先、入退室記録等

（d）当社の採用活動

（ⅰ）利用目的の具体例

採用活動の実施：
応募者の本人確認、選考の実施、選考に関するご連絡
採用施策の検討：
当社グループの採用活動における過去の採用実績や統計を用いた、採用方針の策定および改善
採用活動に関する情報提供：
当社グループにおける雇用機会や採用に関するイベント等に関する情報提供

（ⅱ）利用する個人情報の具体例

採用応募時に提出いただく書類（履歴書、職務経歴書、エントリーシート等）に記載された情報（ご氏名、ご連絡先、学歴、職務経歴、資格等）
選考過程におけるコミュニケーションの内容、選考結果等
当社グループが主催または参加する採用関連の説明会およびイベント等にご応募・ご参加いただいた方の氏名、ご連絡先、ご経歴等

3.個人情報の管理

（1）安全管理措置

当社は、個人データへの不正アクセスまたは個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人データの安全管理のために、技術的および組織的に厳重なセキュリティ対策を講じます。当社は個人データの保護を継続的・向上的に行っていくため、当社が定めた社内規程等を法令および社会規範の変化に合わせて見直し、改善をしていきます。当社は、当社が講じている具体的な安全管理措置その他の当社によるデータ取扱いに関するご説明の内容として、「データの取扱いに関する説明」を開示しています。また、個人データは、利用目的の達成に必要な期間保持します。

（2）個人情報保護管理者

当社が取得した個人情報は、以下の者が責任をもって管理します。

株式会社SmartHR 個人情報保護管理者

4.個人情報の提供

（1）第三者提供

当社は、より関連性の強い広告を配信するため、広告配信、効果測定、分析等を行うために以下のとおり広告配信事業者（外国にある場合を含みます。）に個人データ（お客様から取扱いの委託を受けた個人データを除きます。）を提供することがあります。

1.提供先の広告配信事業者：以下を含みます（リストは随時更新します。）
2.提供する個人データ：
ハッシュ化したメールアドレス等（元のメールアドレス等に戻せない形式に加工したものです。）

上記のほか、当社は、適用法で認められる場合を除き、ご本人の同意（ご本人が公開設定で当社サービスに個人データを入力した場合を含みます。）を得ることなく個人データを第三者へ提供しません。

（2）共同利用

当社は、以下に記載の個人データを、「2.(2)当社が自ら取得した個人情報について」(a)(b)および(d)に記載の利用目的の範囲内で、当社のグループ会社との間で共同利用することがあります。なお、共同利用先における利用目的については、「当社」を「当社のグループ会社」と、また、「当社サービス」を「当社のグループ会社の提供するサービス」と読み替えるものとします。共同利用する個人データの管理責任者は、「第1 3.(2)個人情報保護管理者」のとおりです。

1.お客様の管理者様・担当者様に関する個人情報

個人データの項目：氏名、ご所属、ご連絡先等
2.資料請求、トライアル、その他当社のサービス等に関するお問い合わせを頂いた方に関する個人情報

個人データの項目：氏名、ご所属、ご連絡先等
3.イベント、セミナーまたは当社主催コミュニティ等の参加者様に関する個人情報

個人データの項目：氏名、ご所属、ご連絡先等
4.当社のお取引先様のご担当者様の個人情報

個人データの項目：氏名、ご所属、ご連絡先等
5.採用候補者に関する個人情報

個人データの項目：氏名、ご連絡先、ご経歴等

（3）委託

当社が個人データの取扱いの全部または一部を委託（お客様からみた場合の再委託以降を含みます。以下同じ。）する場合は、委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。

（4）越境移転

当社は、個人データを、外国の委託先、グループ会社等の第三者に提供する場合があります。お客様から取扱いの委託を受けた個人データを提供する場合、当社は当該提供先が個人情報保護法第28条第1項に定める基準適合体制を備えていることを確認します。

提供先の事業者の所在国または地域は以下の通りです。当社は、当該提供先がOECDプライバシーガイドライン8原則に対応する措置を全て講じていることを確認しております。

アメリカ合衆国外部サイトを新しいウィンドウ、またはタブで開きます。

（5）個人データの消去

当社は、取得した個人データについて利用する必要がなくなったときは、法令の定めに従い、当該個人データを遅滞なく消去します。

第2 保有個人データにかかるご本人の権利

1.保有個人データの開示等

1.個人情報保護法の規定に基づき、ご本人から保有個人データの利用目的の通知、保有個人データの開示、内容の訂正、追加もしくは削除、または、利用の停止、消去もしくは第三者への提供の停止（以下「開示等」と総称します。）を請求することができます。個人情報保護法に基づき保有個人データの開示等が求められた場合、当社は、ご本人からのご請求であることを確認の上で、遅滞なく開示等を行い、その旨をご本人に通知します（対象となる保有個人データが存在しない場合または正当な理由に基づき開示等を行わない決定を行った場合は、その旨を通知します。）。ただし、当社サービスのお客様よりお預かりしている個人データにつきましては、お客様より必要な権限を付与されない限り、当社の判断にてご本人に対し開示等を行うことはありません。
2.前項の定めにかかわらず、保有個人データの項目によっては、その収集または利用が当社のサービスの前提となるため、当社所定の方法により当社のサービスを退会した場合に限り、当社はその収集または利用を停止します。
3.保有個人データの開示および利用目的の通知につきましては、当社所定の手数料（1件あたり1,000円）が必要となりますので、あらかじめご了承ください。
4.保有個人データの開示等のご請求は当社所定の書式によるものとし、それ以外の書式によるご請求はお受けすることができませんので、あらかじめご了承ください。当社所定の書式については、以下の「第3 3. お問い合わせ窓口」記載のお問い合わせフォームよりお問い合わせください。
5.開示等のご請求に際して取得した個人情報は、ご請求の対応に必要な範囲内のみで適切に取り扱います。

第3 その他の重要な情報

1.利用者情報の外部送信について

当社は、広告・マーケティングやアクセス解析等の目的で、Cookieをはじめとしたタグや情報収集モジュールを用いて、利用者情報の外部送信を行っています。外部送信において送信されることとなる、利用者に関する情報についての詳細は、利用者情報の外部送信についてをご覧ください。

2.本ポリシーの改定

当社は、法令等の変更や必要に応じて、いつでも事前の予告なく本ポリシーを改訂することがあります。この場合、当社は最新の本ポリシーを当社サイト上に掲載いたします。当社は、改定後内容への変更について法令に基づくご本人の同意等が必要な場合を除き、最新の本ポリシーにより情報を取り扱いいたします。

3.お問い合わせ窓口

株式会社SmartHR
〒106-6217 東京都港区六本木3-2-1 住友不動産六本木グランドタワー
お問い合わせは、当社公式Webサイトのお問い合わせフォーム外部サイトを新しいウィンドウ、またはタブで開きます。よりお願いします。

変更履歴

株式会社SmartHR
代表取締役芹澤雅人