プライバシーポリシー｜株式会社SmartHR

個人情報保護方針

SmartHRグループ（株式会社SmartHR（以下「当社」といいます。）並びにその連結対象会社及び持分法適用会社をいい、以下「当社グループ」と総称します。）は、事業活動を推進するにあたり、プライバシーの適切な保護の重要性と社会的責任を十分に認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令を遵守いたします。また、当社グループ及びその役職員は、業務にあたり以下の個人情報保護方針を遵守いたします。なお、本プライバシーポリシーにおいて、「個人情報」、「個人データ」及び「保有個人データ」は、個人情報保護法の定義に従います。

個人情報の取扱い
- 当社グループは、個人情報の取得について、利用目的をできる限り特定し、適法かつ公正な手段によって取得を行います。また、個人情報の利用は、特定した利用目的の達成に必要な範囲内で行います。
個人情報の適正な管理
- 当社グループは、個人情報の安全管理措置を講じ、個人情報への不正アクセス又は個人情報の漏えい、滅失若しくは毀損の防止及び是正に努めます。詳細は「当社における個人情報の取扱いについて」「７．安全管理措置」に記載のとおりとなります。
個人情報に関する相談・苦情のお問い合わせ
- 当社グループは、個人情報に関するお問い合わせや苦情に対し、適切に対応いたします。窓口については、以下の「当社における個人情報の取扱いについて」「９. お問合わせ窓口」をご参照ください。
個人情報に関する法令等の遵守
- 当社グループは、個人情報を取り扱うに際し、個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
継続的な改善
- 当社グループは、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し改善いたします。

当社における個人情報の取扱いについて

1.個人情報の取得

当社は、以下の場合に個人情報を取得します。

当社のサービス利用に伴い、お客様ご自身にご入力いただく場合
当社のサービス利用に伴い、当社がお客様に関する情報を収集する場合
お客様から直接又は書面等の媒体を通じてご提供いただく場合
上記の他、お客様の同意を得た第三者から提供を受ける場合など、適法に取得する場合

2.個人情報の利用目的

(1)当社が自ら取得する個人情報

(ⅰ)お客様の管理者様・担当者様に関する個人情報（氏名・ご所属・ご連絡先等）

契約手続、お客様管理及びこれらに付随する業務の遂行のため
お客様サポートのため
当社グループのサービス等に関するご案内又は当社が皆様に有用と考えるお知らせの提供のため
お客様の状況や当社のサービス内でのログ情報を用いたレコメンド等、お客様の利便性向上を目的とする機能の提供のため

閲覧履歴や利用履歴等の情報を分析し、利用頻度や利用指向に応じたお客様の利便性向上を目的とする機能提供、レコメンドのため

当社のサービスのセキュリティ確保上必要な場合又は事件・事故が発生した場合の調査、ご報告又はご連絡のため
メンテナンス情報、規約の変更その他の重要なご連絡等、当社のサービスを運用する上で必要なお知らせの提供のため
当社グループによるサービス開発及びマーケティング等への利用のため

閲覧履歴や利用履歴等の情報を分析し、利用頻度や利用指向に応じた新サービス・機能開発のため

取材、アンケート、キャンペーン及びモニター等の依頼のため
当社又は当社のサービスに関するご意見・お問い合わせへの回答のため

(ⅱ)資料請求、トライアル、その他当社のサービス等に関するお問い合わせを頂いた方に関する個人情報（氏名・ご所属・ご連絡先等）

お問い合わせへの対応のため
当社グループのサービス等に関するご案内又は当社が皆様に有用と考えるお知らせの提供のため
アンケートの送付のため
ログ情報を用いたレコメンド等、お客様の利便性向上を目的とする機能の提供のため

閲覧履歴や利用履歴等の情報を分析し、利用頻度や利用指向に応じたお客様の利便性向上を目的とする機能提供、レコメンドのため

当社のサービス又は媒体運営の改善に必要なデータの解析又は分析のため

閲覧履歴や利用履歴等の情報を分析し、利用頻度や利用指向に応じたお客様のニーズ把握を目的とするデータ分析のため

当社の対応の品質向上及びお問い合わせ内容等の正確な把握のため

(ⅲ)イベント、セミナー（イベント及びセミナー動画の視聴を含みます。以下同じ。）又は当社主催コミュニティ等の参加者様に関する個人情報（氏名、ご所属、ご連絡先等）

イベント、セミナー又は当社主催コミュニティ等の運営管理のため（共同開催企業、協賛企業への参加者情報提供を含みます。）
当社グループ及び提携会社のサービス、商品、イベント、セミナー、コミュニティ情報等のご案内のため
アンケートの送付若しくは管理、謝礼金のお支払い又は物品の送付のため
イベント、セミナー又は当社主催コミュニティ及び当社のサービスの改善並びに新規サービス開発に必要なデータの解析又は分析のため

閲覧履歴や利用履歴等の情報を分析し、利用頻度や利用指向に応じたお客様のニーズ把握及びそれに基づく新サービス改善・機能開発を目的とするデータ分析のため

(ⅳ)当社のお取引先様に関する個人情報（氏名、ご所属、ご連絡先等）

取引先等の選定、契約手続、取引先等の管理及びこれらに付随する業務の遂行のため
当社のサービス等に関するご案内又は当社が皆様に有用と考えるお知らせの提供のため

(ⅴ)当社に来訪される方に関する個人情報（氏名、ご所属、ご連絡先等）

当社担当者との連絡及び入退室の管理のため

(ⅵ)当社の採用活動（採用選考に限らず、当社グループが主催する採用関連の説明会及びイベント等を含みます。）にご応募・ご参加いただいた方（以下「候補者」といいます。）に関する個人情報（氏名、ご連絡先、ご経歴等）

採用選考フロー（書類選考、面接及びリファレンスチェック等）において、候補者が当社グループの求める人物像・スキル・経験値等と合致されているかを判断するため
過去に当社グループにご応募された実績を確認するため
候補者に対し、面接の日程調整等のご連絡を差し上げるため
当社グループの今後の採用方針を策定する際に必要な統計データを作成するため
候補者に対し、当社グループにおける雇用機会や採用に関するイベント等についての情報を提供するため

(2)当社が受託業務によって取得する個人情報

(ⅰ)お客様へのサービス提供に伴い、取扱いの一部又は全部の受託のためお預かりする個人情報

当社の提供するサービスに伴って個人情報の取扱いの一部又は全部の受託が発生する以下の業務、その他ご契約内容の履行及び管理を行うため

（業務の例）

人事・労務及び給与関連業務

組織サーベイ業務

交通費計算業務

各種手続きに必要な書類等の帳票出力

外部連携 API を用いた電子申告その他届出又は報告

3.個人情報の提供

(1)第三者提供

当社は、よりお客様に関連性の強い広告を配信するため、広告配信、効果測定、分析等を行うためにお客様の同意の上、以下のとおり提携先（外国にある場合を含みます。）に個人データを提供することがあります。

提供先：
- Meta Platforms, Inc. （アメリカ合衆国・カリフォルニア州）
- Google LLC（アメリカ合衆国・カリフォルニア州）
- LINEヤフー株式会社（日本）
- X （アメリカ合衆国・カリフォルニア州）
- LinkedIn Corporation （アメリカ合衆国・カリフォルニア州）
提供する個人データ：ハッシュ化したメールアドレス及び電話番号（上記2.(1)のとおり当社が自ら取得したものであって、元のメールアドレス及び電話番号に戻せない形式に加工したものです）

上記のほか、当社は、次に掲げる場合を除き、本人の同意を得ることなく個人データを第三者へ提供しません。

法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であると判断した場合
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であると判断した場合
国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあると判断した場合

(2)共同利用

当社は、以下に記載の個人データを、以下に記載の利用目的の範囲内で、当社のグループ会社との間で共同利用することがあります。共同利用する個人情報の管理責任者は、以下の「８. 個人情報管理責任者」のとおりです。

お客様の管理者様・担当者様に関する個人情報
個人データの項目：氏名、ご所属、ご連絡先等
利用目的：上記2.(1)(ⅰ)のとおり
資料請求、トライアル、その他当社のサービス等に関するお問い合わせを頂いた方に関する個人情報
個人データの項目：氏名、ご所属、ご連絡先等
利用目的：上記2.(1)(ⅱ)のとおり
イベント、セミナー又は当社主催コミュニティ等の参加者様に関する個人情報
個人データの項目：氏名、ご所属、ご連絡先等
利用目的：上記2.(1)(ⅲ)のとおり
当社のお取引先の個人情報
個人データの項目：氏名、ご所属、ご連絡先等
利用目的：上記2.(1)(iv)
候補者に関する個人情報
個人データの項目：氏名、ご連絡先、ご経歴等
利用目的：上記2.(1)(vi)のとおり

(3)委託先の監督

当社が個人データの取扱いの全部又は一部を委託（お客様からみた場合の再委託以降を含みます。以下同じ。）する場合は、委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。

4.第三者による情報取得に関する免責事項

以下に該当する場合、第三者による個人情報の取得に関し、当社は何らの責任を負いません。

ご本人が当社のサービスの機能等を利用し、第三者に個人情報を公開した場合
当社のサービスにログインする為に必要な識別情報（メールアドレス及びパスワード等）を、ご本人以外が何らかの方法により取得した場合
当社に故意又は過失がない場合

5.利用者情報の外部送信について

当社は、広告・マーケティングやアクセス解析等の目的で、Cookieをはじめとしたタグや情報収集モジュールを用いて、利用者情報の外部送信を行っています。外部送信において送信されることとなる、利用者に関する情報についての詳細は、利用者情報の外部送信についてをご覧ください。

6.保有個人データの開示等

個人情報保護法の規定にもとづき、ご本人から保有個人データの利用目的の通知、保有個人データの開示、内容の訂正、追加若しくは削除、又は、利用の停止、消去若しくは第三者への提供の停止（以下「開示等」と総称します。）を請求することができます。個人情報保護法に基づき保有個人データの開示等が求められた場合、当社は、ご本人からのご請求であることを確認の上で、遅滞なく開示等を行い、その旨をご本人に通知します（対象となる保有個人データが存在しない場合又は正当な理由に基づき開示等を行わない決定を行った場合は、その旨を通知します。）。但し、当社サービスのお客様よりお預かりしている個人データにつきましては、お客様より必要な権限を付与されない限り、当社の判断にてご本人に対し開示等を行うことはありません。
前項の定めにかかわらず、保有個人データの項目によっては、その収集又は利用が当社のサービスの前提となるため、当社所定の方法により当社のサービスを退会した場合に限り、当社はその収集又は利用を停止します。
保有個人データの開示及び利用目的の通知につきましては、当社所定の手数料（1件あたり1,000円）が必要となりますので、予めご了承ください。
保有個人データの開示等のご請求は当社所定の書式によるものとし、それ以外の書式によるご請求はお受けすることができませんので、予めご了承ください。当社所定の書式については、以下の「９. お問合わせ窓口」記載のお問い合わせフォームよりお問い合わせください。
開示等のご請求に際して取得した個人情報は、ご請求の対応に必要な範囲内のみで適切に取り扱います。

7.安全管理措置

当社は、個人データへの不正アクセス又は個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために、技術的及び組織的に厳重なセキュリティ対策を講じます。当社は個人データの保護を継続的・向上的に行っていくため、当社が定めた社内規程等を法令及び社会規範の変化に合わせて見直し、改善をしていきます。
また、個人データは、利用目的の達成に必要な期間保持します。

8.個人情報管理責任者

お預かりした個人情報は、以下の者が責任をもって管理いたします。
株式会社SmartHR 個人情報管理責任者

9.お問合わせ窓口

株式会社SmartHR
〒106-6217 東京都港区六本木3-2-1 住友不動産六本木グランドタワー
お問い合わせは、当社公式Webサイトのお問い合わせフォームよりお願いいたします。

変更履歴

株式会社SmartHR
代表取締役芹澤雅人