労働条件通知の電子化解禁に伴うSmartHRの対応について

2019年4月1日に、従来は紙での交付に限定されていた「労働条件通知」の電磁的方法による交付が解禁されました。

この「労働条件通知」は、労働契約締結にあたって労働者に労働条件を明示することで、予期に反した不利益な条件での就労を防ぐことを目的としており、企業が労働者を雇用する際には交付が義務付けられています。

SmartHRでは、2018年8月に「雇用契約機能」を公開し、「雇用契約」や「秘密保持契約」については電子化を実現し、多くの企業さまにご利用いただいておりましたが、「労働条件通知」については、法令に従い書面で交付せざるを得ない非効率な状況となっていました。

今回の「労働条件通知」に関する画期的な規制緩和に伴い、SmartHRでは電子化の要件に配慮した「労働条件通知機能」を追加しました。これにより、「労働条件通知」を含む雇用契約にまつわるすべての書類の締結・交付が、SmartHR上で完結できるようになりました。

このたび解禁された「労働条件通知の電子化」においては、次の要件を抑える必要があります。

・本人の希望：労働者が電子通知を希望すること
・電子メール等による通知：電子メールなど、受信する者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信により送信すること
・書面での出力：通知を紙で出力可能であること

SmartHRでは、これらの要件に配慮した「労働条件通知機能」を追加し、入社時に必要な手続きのすべてをペーパーレスで実現します。

SmartHR上で……
1. 「労働条件通知」「雇用契約」労働条件に合意（※）
2. 入社手続きに必要な従業員情報を入力してもらい回収
3. 回収した情報に基づき、社会保険・雇用保険の資格取得の申請書を自動作成
4. 作成した資格取得の申請書を役所へ電子申請

※合意前に電子通知を希望する旨を確認できます。また、労働条件の内容は印刷可能です。

上記およびSmartHRの雇用契約に関する機能・仕様は、労働基準法第15条第1項及び労働基準法施行規則第5条第4項に基づいております。

「労働条件通知の電子化が解禁となって、人事労務担当者側・従業員双方にとって嬉しい結果となっています。社会保険・年金関連、給与明細、源泉徴収票、雇用契約、これら会社に勤めるにあたっての書面が『SmartHR上にすべてある』、という状態を実現できたので、業務効率化はもちろんのこと、重要書類の管理の観点においても役立っています。」　合同会社DMM.com（情報・通信業/従業員 1,800人）

「労働条件通知の電子化解禁は『待ってました！』という感覚です。当社もペーパーレス化を推進していますので、より効率的なバックオフィス業務ができます。
雇用契約書の電子化は、昨年10月よりSmartHRで実施してきたため、唯一書類作業が残っていた労働条件通知も今回の電子化解禁でスムーズに行えるようになりました。雇用契約に関する作業が従来の1/10に軽減されたほか、作業開始日から翌日までに全体の半分の書類を回収でき、回収完了までも2週間早まりました。」　株式会社サッポロドラッグストアー（小売業/従業員 3,500名）

「この時を待っていました！ これまで紙での運用が非常に手間でしたが、SmartHRの雇用契約機能によって、事実上すべての雇用契約の電子化が可能になりました。これにより、店舗での事務処理業務が大幅に削減され、ペーパーレス化・業務効率化をさらに後押しできると考えています。」　株式会社セクションエイト（サービス業/従業員 1,000名）

SmartHRは今後も、画期的な法規制緩和を活かす機能改善や、お客さまのニーズにお応えすることで、企業の人事労務改革を後押しするとともに、社会保険や雇用保険をはじめとする行政手続きや、雇用契約手続きの効率化を推進してまいります。

お問い合わせフォーム：https://smarthr.jp/contact

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