入社手続き「紙で実施」が40%超。オンライン手続きを希望する担当者との乖離が明らかに　〜社会変化に追いつけない企業実態。SmartHRが「入社手続きに関する調査」を実施〜

株式会社SmartHR（本社：東京都港区、代表取締役：宮田昇始）が運営する「SmartHR 人事労務研究所」は、関東・関西の人事労務担当者計1,000名を対象に「入社手続きに関する調査（2021年）」を実施しました。

■ 調査結果要約

2020年度の入社手続き方法、「オンライン」が最多（47%）。しかし未だ「紙のみ」で対応する企業も40%超
「オンラインでの手続き」を希望する人事労務担当者は70%近くまで増加。テレワーク推進の影響か
テレワークができない人事労務担当者、原因の1位は「紙での作業」。次いでセキュリティと押印作業が課題に

■ 調査結果
1. 2020年の入社手続きを「オンライン」で行った企業が47%で最多。しかし未だ「紙のみ」で対応する企業が40%超
「2020年度の入社手続きにおいて、勤務先ではどのような形式で対応しましたか？」という人事労務担当者に対する設問では、47%が「オンラインも利用して対応した」と回答し最多となりました。しかし、次点で「紙のみで対応」と回答した人が40％を超え、未だアナログな対応を求められる人事労務担当者が多いことが浮き彫りになりました。

2. コロナ禍の2021年もオンラインへの移行は停滞。社会状況との差は埋められず
2021年度の入社手続きにおいて、勤務先での対応方針で「オンラインも利用予定」と回答した人は49%（2020年度から＋2.2%）でしたが、担当者の希望対応形式を聞いた設問では、67%が「オンラインで対応したい」と回答しました（2020年度から＋12.9%）。
2020年度の結果と比較して、勤務先のオンライン利用実態と担当者の希望の差は10%以上拡がり、急激な社会変化に伴った人事労務担当者の意識変革と、社会変化に追いつけない企業実態が明らかとなりました。

3. 「オンラインでの手続き」を希望する担当者、3割が希望叶わず
人事労務担当者へ2020年度の希望対応方法を聞いた設問で「オンライン」を選択した人のうち、実際に「オンラインも利用した対応」を選択した人は69%に留まり、オンラインでの対応を希望する担当者のうち約3割の希望が叶っていないことが分かりました。
2021年度も「オンラインで行いたい」人事労務担当者のうち、勤務先で「オンラインで行う予定」と回答した人は77%となり、テレワークが増加傾向にある社会状況下において業務効率化オンラインツールの導入は進んでいるものの、依然導入の課題を感じる結果となりました。

4. 「紙からオンラインへ移行予定」と回答した人は1割にとどまる、DXへの足取りは重い
2020年度の入社手続きを「紙で行った」と回答した人に対し、2021年度の入社手続きの各業務における対応方法を聞いた設問では、すべての業務で「オンラインで行う予定」と回答した人は約1割に留まり、人事労務分野でのDXへの足取りの重さを感じる結果となりました。引き続き「紙で対応予定」の企業は8割近くに上り、2021年度に向けて、オンライン化やアウトソースなどの働き方の変化を起こせていない企業が多くを占めています。

5. テレワークを行えないと回答した人事労務担当者は37％、全体の27％と差がつく結果に
緊急事態宣言下での調査で「あなたの勤め先とご自身のテレワーク状況は？」の問いについて、勤務先企業が「テレワークをしていない」の回答が27.4%であったのに対し、「自身はテレワークをしていない」の回答が37.4%と勤務先平均を上回り、勤務先企業がテレワークを行っているものの人事労務担当者はテレワークを行えない環境下にあることが明らかとなりました。

6. テレワークができない原因、「紙での作業」が最多。次いでセキュリティ、ハンコ
自身が「テレワークをしていない」を選択した回答者に対し、出社する際の理由を聞いた設問（複数回答可）では「書類など、紙で管理している業務があるため」を選択した人が過半数で最多となりました。次いでセキュリティの観点をあげた人が44.1%、押印などハンコを理由に挙げた人が38.7%で3位となりました。

7. 業務効率化ソフト、未導入の理由は「費用対効果への不安」
業務効率化ソフトを一部、もしくは全ての業務において「導入していない」と回答した人に対し、導入していない理由を問う設問では「ランニングコストが高いから」「初期導入コストが高いから」と回答した人がともに30%前後の結果となりました。次ぐ「導入効果が分からない」「手作業で行った方が早い」も20%以上の人に選択され、費用対効果への不安が感じられる結果になっています。

今回の調査では、紙での作業、出社の対応を余儀なくされている会社がまだまだ多くあることが分かりました。しかし人事労務担当者の中にはオンラインでの対応を希望する方が増えている結果も出ており、オンライン対応による効率性、利便性への理解が人事労務担当者に浸透している側面も見えています。
人事業務は「従業員対応」の業務が大半を占めるため、オンライン対応の導入は従業員側にも効率性、利便性があり、従業員体験を上げることにもつながります。この会社で長く働きたいと思われる“働きやすい会社”であるためには、従業員体験の良さは必須です。ここに投資ができる会社とそうでない会社は大きな違いとなって会社全体の生産性にも影響が出ることを予想しており、SmartHR 人事労務研究所では人事業務のこれからの在り方を提唱する活動を行っております。

■ 調査概要

回答者：人事労務担当者 1,015人（関東：525人　関西：490人）
調査期間：2021年2月22日〜2021年2月26日
調査手法：インターネット調査
調査委託先：株式会社マクロミル

※本調査結果の二次利用は「出典元：SmartHR 人事労務研究所」を記載いただきご使用ください

■ 「SmartHR 人事労務研究所」について
人事労務のより良い在り方を研究する組織「SmartHR 人事労務研究所」は、「始めよう、次代への労務改革」をテーマに、主に下記の3つの役割を担っています。

人事労務のベストプラクティス（最も効率的で効果的な方法）の定義
学術的な観点から人事労務の分析
人事労務の新しいキャリアの構築・提供

■ 株式会社SmartHRについて
2013年1月23日設立。2015年11月に、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」を提供開始。SmartHRは、雇用契約や入社手続き、年末調整などの多様な労務手続きのペーパーレス化を実現します。総務省が提供するe-GovAPIと連携し、Web上から役所への申請が可能。煩雑で時間のかかる労務手続き・労務管理から経営者や人事担当者を解放し、企業の生産性向上を後押しします。2018年に、ユニコーン企業の創出を目指す経済産業省のプログラム「J-Startup」に採択。2019年には、シリーズCラウンドで海外投資家などから62億円を資金調達したほか、初の地方拠点となる関西支社を開設。2020年には九州と東海にも支店を開設しました。

■ 会社概要